¿Qué es BPMN? Notación estándar para modelar procesos

Posted on 17 June, 2022 by Micheal Alexander

¿Qué es BPMN? Es el estándar internacional más difundido y aceptado, para definir, modelar y compartir procesos de negocios en el marco de la Disciplina BPM. BPMN significa «Notación para la Gestión de Procesos de Negocios». La versión actual del estándar es la 2.0.

En una publicación previa, definimos el concepto de BPM y cómo utilizarlo en Pequeñas, Medianas o Grandes Empresas. Nuestro objetivo es ayudar a quienes manejan empresas a comprender la disciplina BPM. Por ello, toca responder ¿ qué es BPMN ? y conocer el estándar internacional más importante para modelar procesos.

BPMN es un lenguaje de diagrama de proceso. Describe en una imagen los pasos en un proceso de negocio, desde su comienzo hasta la conclusión. Existen varios lenguajes de diagramación de procesos desde la década de 1980.

Flokzu es una solución de Software como Servicio (SaaS), que trabaja con esta notación para modelar los procesos. Ademas, dado que es un estándar internacional, permite a usuarios de todo el mundo entender, modelar, compartir, discutir y mejorar sus procesos de negocios, con sus equipos. También es posible compartir modelos BPMN con proveedores, por ejemplo para mejorar la integración de la cadena de valor. Un beneficio colateral, muy importante.

Entonces, ¿ Qué es BPMN ?

En vez de responder nosotros mismos qué ¿ Qué es BPMN ?, decidimos traducir y presentar este excelente artículo (originalmente en inglés) publicado por Bruce Silver. Él es un especialista de la disciplina que ha escrito varios libros sobre la temática y trabaja como consultor y analista independiente. El artículo dice así:

«Ayer alguien me preguntó en Twitter: ‘¿Alguna vez has visto un breve resumen de BPMN que tenga sentido para las personas que nunca han oído hablar del tema?’ Mmm… Probablemente no. Así que aquí va mi explicación.

¿ Qué es BPMN ? El estándar llamado «Notación para la Gestión de Procesos de Negocios», o BPMN, es un lenguaje de diagramas de proceso. En él se describe, en una imagen, las etapas de un proceso de negocio de principio a fin. Esto es un punto de partida fundamental si simplemente deseas documentar un proceso, analizarlo para una posible mejora, o definir requisitos para una solución tecnológica a un problema de procesos. Desde la década del ’80 han existido decenas de lenguajes para diagramar procesos. Así que, ¿qué tiene de especial BPMN?

Estándar abierto de la industria

En primer lugar, BPMN es un estándar abierto de la industria, bajo el auspicio de Object Management Group. No es propiedad de una herramienta en particular o de una empresa de consultoría. Una amplia variedad de herramientas lo utilizan y el significado del diagrama de procesos es independiente de la herramienta utilizada para crearlo. Con BPMN no es necesario estandarizar una única herramienta para todos en la organización, ya que todas comparten un lenguaje de modelado común.

En segundo lugar, hay una diferencia de los diagramas de flujo creados en una herramienta como Visio o Powerpoint. En BPMN el significado de cada forma y símbolo es muy preciso y, en principio, es independiente de la interpretación personal de quien lo dibujó. Digo «en principio» porque es posible violar las reglas de la especificación BPMN. Del mismo modo que es posible escribir una oración en español que viola las reglas de la gramática o la ortografía aceptada. No hay consecuencias drásticas, pero se reduce la eficacia de la comunicación del diagrama.

Es un lenguaje en común entre las personas de Tecnología y las de Negocios

En tercer lugar, BPMN es un lenguaje en común entre las personas de negocios y de tecnología (TI). Es el primer lenguaje de modelado que logró eso. Cuando BPMN fue desarrollado por primera vez hace unos 10 años, las únicas normas de modelado de procesos disponibles en ese momento – diagramas de actividad UML y IDEF, entre otros. Estas eran consideradas ‘normas de IT’ que no serían aceptadas por el mundo de los negocios. Para quienes estaban en ese mundo, un diagrama de proceso era un flujo utilizado ampliamente por los profesionales de BPM, aunque carecían de una definición precisa. BPMN adoptó el aspecto básico de un diagrama de flujo y le añadió la precisión requerida por IT. De hecho, esa precisión es suficiente para realizar una automatización de procesos en un BPM Suite (BPMS). Ahora el lenguaje visual utilizado por la empresa para describir un proceso es el mismo que el lenguaje utilizado por los desarrolladores para construir ese proceso en un BPMS. Por lo tanto se ha abierto una nueva era de soluciones de procesos de negocio. Las empresas e IT colaboran estrechamente a lo largo de un ciclo de mejora para alcanzar procesos más rápidos y ágiles. Diagrama bpmn

Provee información crítica

Incluso si no tienes intención de crear una solución de proceso automatizado en una herramienta de BPM en la nube, los diagramas BPMN pueden revelar información crítica para documentar el proceso y su posterior análisis. Los diagramas de flujo tradicionales no logran ese cometido porque no permiten. Visualizar exactamente cómo el proceso comienza y termina; representar cada instancia del proceso; cómo manejar las excepciones; las interacciones entre el proceso y el cliente, los proveedores de servicios externos y otros procesos. Las reglas de la especificación BPMN no requieren de estos elementos. Pero el uso de buenas prácticas de modelado junto a una metodología estructurada pueden asegurar que se incluyan.

La adopción del modelo BPMN sí tiene un costo. Ya sea que migras de herramientas de diagramas de flujo como PowerPoint o Visio o un lenguaje como ARIS EPC. Hay que aprender un vocabulario nuevo y normas de diagramación. También  convenciones y metodologías. Pero las ventajas de utilizar un lenguaje de procesos común son muy grandes. La inversión requerida para identificar y analizar procesos es mucho mayor que el costo de familiarizarse con una herramienta nueva. Se trata de un ahorro de cientos de horas-hombre desperdiciadas en reuniones, talleres de información y presentaciones. El diagrama de procesos consumirá tiempo y esfuerzo. Si no puede ser compartido por todo el equipo del proyecto o por toda la empresa. Ahora o en el futuro, requerirá de una inversión mucho mayor. BPMN proporciona una manera de compartirlo, sin exigir que el equipo utilice una herramienta estándar.